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            關于印發《中國土地估價師與土地登記代理人協會檔案管理規定》的通知

            來源: 日期:2022-12-26 18:25:06
            中估協發〔2022〕48號
            各分支機構、秘書處全體:
                   《中國土地估價師與土地登記代理人協會檔案管理規定》已經第五屆第七次常務理事會表決通過,現予以印發。請遵照執行。
             
                   附件:中國土地估價師與土地登記代理人協會檔案管理規定
             
             
            中國土地估價師與土地登記代理人協會
                               2022年12月26日
             
             
             
                   附件
             
            中國土地估價師與土地登記代理人協會檔案管理規定
             
            第一章  總則
                   第一條 為加強中國土地估價師與土地登記代理人協會(以下簡稱中估協)檔案管理,規范中估協檔案收集、整理工作,有效保護和利用檔案,提高檔案信息化建設水平,參考《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國檔案法實施辦法》《國土資源業務檔案管理辦法》《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限》等有關規定,制訂本規定。
                   第二條 本規定所稱中估協檔案,是指中估協在各項活動中直接形成的具有保存價值的、各種不同的形式和載體的文件材料和真實反映中估協工作發展的歷史記錄。
             
            第二章  檔案管理
                   第三條 職業資格考試、信用評價、財務、人事等專項涉密檔案由各相關工作承擔部門負責管理,按照各專項保密工作規定執行。
                   第四條 除專項涉密檔案外,其他中估協檔案管理工作由秘書處檔案管理職能部門負責,指定專人實行統一管理。
                   檔案管理人員崗位變動或離職,必須要做好檔案資料的移交手續,確保檔案的完整性和延續性。
                   第五條 歸檔范圍
                   (一)中估協與黨建工作機構、行業管理部門、登記管理機關有關聯的文件材料,包括:
                   1.要求中估協落實、配合執行、反饋的文件等;
                   2.關于中估協請示報告的批復件、回函等;
                   3.有關中估協的重要指示、領導講話、領導題詞、照片和有保存價值的錄音、錄像等材料。
                   (二)中估協業務活動中形成的文件材料,包括:
                   1.中估協印發的各種文函、便函、公告、通告等,及相關發文底稿和公文信息簽發單;
                   2.內部的請示件、報告件,及相關批復件和簽批單;
                   3.內部的批示件、閱示件;
                   4.中估協簽訂的各類合同、協議書等,及相關附屬資料和用印批辦單;
                   5.中估協召開的各類會議的會議通知、會議材料、投票資料、會議紀要、會議決定或決議等;
                   6.業務活動中形成的重要報告、總結、綜合統計報表等; 
                   7.中估協舉辦重要活動中形成的文件材料,或參加的重要活動中形成的文件材料等;
                   8.中估協歷史沿革、大事記、年鑒和反映中估協重要活動事件的簡報、剪報,有保存價值的圖片、照片、錄音、錄像資料及其它有保存價值的材料;
                   9.中估協日常運營相關的重要文件材料;
                   10.信訪、投訴及處理情況材料。
                   (三)由各省行業協會、相關單位發送到中估協的重要的或有保存價值的文件材料。
                   第六條 歸檔范圍內的文件材料遵循“誰經辦、誰歸檔”的原則,中估協各分支機構、秘書處各部門對經辦形成檔案的真實性、可靠性、完整性負責,隨時做好收集、整理工作,及時向檔案管理職能部門移交歸檔。
            歸檔的涉密檔案應標明密級,未經秘書長批準,任何人不得私自接觸涉密檔案。
                   第七條 檔案管理職能部門負責中估協檔案的立卷工作。
                   中估協檔案依年度立卷保存,上一年度的檔案于次年三月底之前完成立卷,部分紙質檔案還應掃描形成電子檔案,應掃描的紙質檔案包括:
                   (一)黨建工作機構、行業管理部門、登記管理機關要求中估協落實、配合執行、反饋的文件等;
                   (二)黨建工作機構、行業管理部門、登記管理機關關于中估協請示報告的批復件、回函等;
                   (三)中估協印發的各種文函、便函及相關發文底稿和公文信息簽發單;
                   (四)中估協內部的請示件、報告件及相關批復件和簽批單。
                   第八條 檔案借閱
                   (一)借閱檔案需在檔案管理職能部門辦理借閱手續后提檔,原則上不得帶離辦公區,必要帶出時須經檔案管理職能部門負責人批準,特殊情況需由秘書長批準。
                   (二)檔案借閱時間最長不超過三天。
                   (三)借閱檔案必須愛護,保持整潔,嚴禁涂改,注意安全和保密。
                   (四)借閱涉密檔案須經秘書長批準,涉密檔案不得翻印、抄錄、轉借。因工作需要摘錄和復制的,須經秘書長批準后方可進行。
            (五)外單位查閱檔案,須經會長批準后方可進行,但不得將檔案帶離辦公區。
             
            第三章  檔案的保管期限及鑒定
                   第九條 中估協檔案的保管期限分為永久、30年和10年三種,介于兩種保管期限的,保管期限從長。
                   (一)永久期限的檔案內容包括:
                   1.黨建工作機構、行業管理部門、登記管理機關的重要來函,對中估協的復函、批示等文件材料;
                   2.中估協成立、登記、備案、變更的重要文件材料;
                   3.中估協組織機構調整,理事會、常務理事會、協會負責人等人事變動相關的重要文件材料;
                   4.中估協各類證照;
                   5.中估協常務理事會及以上類別重大會議的文件材料;
                   6.中估協重要業務活動的文件材料;
            電子介質檔案和由部分紙質檔案掃描形成的電子檔案。
                   (二)30年期限的檔案內容包括:
                   1.中估協發文、發函;
                   2.中估協業務相關的內部請示件、報告件,批示件;
                   3.中估協分支機構、秘書處重要會議的文件材料;
                   4.中估協主要業務活動的文件材料;
                   5.中估協簽署的各類合同、協議等文件材料。
                   (三)10年期限的檔案內容包括:
                   1.中估協印發的其他文件;
                   2.中估協內部非業務類的請示件、報告件、批示件;
                   3.中估協一般業務活動的文件材料;
                   4.信訪、投訴及處理情況材料。
                   第十條 各類檔案的保管期限由檔案移交部門會同檔案管理職能部門根據本規定第九條商議確定,形成檔案保管期限表報請秘書長審定后執行。
                   第十一條 檔案管理職能部門每年應對檔案進行一次清理,到期檔案經檔案移交部門核定仍有保存價值的,應重新確定保管期限。
             
            第四章  檔案銷毀
                   第十二條 檔案管理職能部門每五年開展一次檔案銷毀工作。
                   第十三條 檔案管理職能部門編制到期檔案明細表,經檔案移交部門核定,報秘書長批準后方可銷毀,涉密檔案報會長批準后方可銷毀。
                   第十四條 經批準銷毀的檔案形成銷毀清單,檔案管理職能部門按照銷毀清單完成檔案銷毀工作,銷毀清單永久保存。
                   第十五條 未經允許,任何單位和人員無權隨意銷毀檔案材料。
             
            第五章  附則
                   第十六條 本規定由中估協負責解釋。
                   第十七條 本規定自發布之日起施行。原《中國土地估價師協會秘書處檔案管理辦法》同時作廢。
             

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